Kuidas juhtida oma aega nii, et äri kasvaks?

Miks osa ettevõtjaid on pidevalt hõivatud, kuid nende äri ei kasva, samal ajal kui teised liiguvad selgelt edasi? Küsimus on enamasti selles, kuidas oma aega kasutatakse. Swedbanki alustavatele ettevõtjatele suunatud üritusel arutati, kuidas juhtida aega nii, et see toetaks äri kasvu.

Koolitaja Signe Ventsel arvab, et kõik algab lihtsast taipamisest: aega on siis, kui fookus on paigas. Kui see puudub, täitub päev paratamatult kõigega, mis parasjagu ette satub, kuid ei pruugi viia eesmärkide poole.

Kas on päriselt kiire või ainult tundub nii?

Ettevõtja päev võib olla tihedalt täidetud, kuid see ei tähenda automaatselt arengut. Ventseli sõnul on väljend „mul on kiire“ üks levinumaid enesepettusi, mis aitab vältida tegelikku küsimust: kas ma teen neid asju, mis minu äri kasvatavad?

Kui aega teadlikult ei juhi, täitub see kiiresti väikeste ja reageerimist nõudvate tegevustega. E-kirjad, sõnumid ja jooksvad küsimused loovad tunde, et kogu aeg toimub midagi, kuid pikemas plaanis ei pruugi need tuua ei kliente ega kasvu. Just seetõttu soovitab Ventsel aeg-ajalt teha ajaauditi ning vaadata ausalt üle, kuhu tunnid tegelikult kuluvad.

Sarnast mustrit näeb ka Swedbanki väikeettevõtete segmendijuht Astrid Maldre. „Väga tihti kuulen ettevõtjatelt, et tööd tehakse hommikust õhtuni, aga tunne on, et midagi jääb ikkagi puudu. Kui hakkame koos lahti harutama, kuhu aeg kulub, selgub sageli, et äri strateegiline arendamine on jäänud tahaplaanile,“ ütleb ta. Maldre sõnul ei ole probleem enamasti töömahus, vaid selles, et fookus pole paigas.

Selged eesmärgid hoiavad sihi paigas

Ajajuhtimine muutub lihtsamaks, kui ettevõtjal on arusaam, kuhu ta liigub. Ilma selge sihita on raske prioriteete seada, sest iga sissetulev ülesanne tundub võrdväärselt oluline. „Mida selgemad on eesmärgid, seda lihtsam on tegutseda,“ sõnab Ventsel ning lisab, et sihita valitakse sageli tegevusi, mis tunduvad mugavad, kuid ei loo pikaajalist väärtust.

Hea mõte on jagada suuremad eesmärgid lühemateks perioodideks, et fookus oleks konkreetne ja nähtav. See aitab ka igapäevaseid valikuid lihtsustada: kas see tegevus viib eesmärgile lähemale või mitte?

Mõtestatud valikud peegelduvad ka ettevõtja otsustes laiemalt, lisab Maldre. „Kui eesmärk on paigas, siis on lihtsam otsustada, millist projekti vastu võtta, millest loobuda või kuhu investeerida. Selleta kipub ettevõtja lihtsalt vooluga kaasa minema,“ ütleb ta. Tema hinnangul on just see oskus üks peamisi erinevusi nende ettevõtjate vahel, kes liiguvad teadlikult edasi, ja nende vahel, kes jäävad pikemaks ajaks samasse punkti.

Tähelepanu haldamine määrab tulemuse

Tegevusi täis kalender annab küll toimeka tunde, kuid päris tulemuse määrab see, millistele ülesannetele tähelepanu on suunatud. Ventseli sõnul on peamine probleem pidevalt katkestatud tähelepanu. Iga teavitus, pilk telefoni või reageerimine e-kirjale tähendab, et aju peab uuesti keskenduma ning see võtab rohkem energiat ja aega, kui esmapilgul tundub.

„Küsimus ei ole ajajuhtimises, vaid tähelepanu juhtimises,“ rõhutab ta ning kirjeldab olukorda, kus päev möödub reageerides, mitte luues. Just süvenemist nõudvad tegevused, nagu müük, strateegia või arendus, toovad ettevõttele kasvu, kuid nende jaoks ei jagu sageli piisavalt just katkematut aega.

Lahendusena toob Ventsel välja ajaplokkide määramise. See tähendab ajavahemikke, kus tegeletakse ainult ühe olulise teemaga ega lasta end muust häirida. Just sel ajal sünnivad otsused ja ideed, mis viivad äri edasi. Kui sellist aega ei teki, piirdub töö paratamatult vaid reageerimisega.

„Ettevõtjad, kes tulevad vestlema selge plaaniga, on enamasti need, kes on leidnud aja mõtlemiseks. Need, kel päev on pidevalt killustunud, kipuvad tihti olukorda lahendama, mitte planeerima,“ lisab Maldre.

Kasv tuleb õigetest tegevustest

Ettevõtluses on üks levinumaid eksiarvamusi, et edu saavutamiseks tuleb lihtsalt rohkem tööd teha. Ventseli sõnul on küsimus mõjus. „Ei ole vaja teha palju asju, on vaja teha õigeid asju,“ ütleb ta.

Õiged ülesanded ei ole aga enamasti kõige lihtsamad. Sageli on need seotud ebamugavuse, ebakindluse või pingutusega, olgu selleks müük, hinnastamine või uute lahenduste katsetamine. Just seetõttu kiputakse neid edasi lükkama ja täitma päeva lihtsamate ülesannetega, mis annavad kiire eduelamuse.

Maldre sõnul on see koht, kus erinevus muutub numbrites nähtavaks. „Ettevõtjad, kes tegelevad järjepidevalt müügi ja arendusega, näitavad ka stabiilsemat käibekasvu. Need, kes tegelevad peamiselt jooksvate ülesannetega, jõuavad tihti meile rahavoo murega,“ märgib ta.

Lõppkokkuvõttes sõltub ettevõtja edu sellest, millele ta oma aja ja tähelepanu suunab – fookus ja teadlikud valikud määravad, kas päevad täituvad juhuslike tegevustega või tegevustega, mis viivad päriselt edasi.