E-arve – mitmekülgselt kasulik abimees

Kiiresti digitaliseeruvas maailmas on efektiivsus ja keskkonnasäästlikkus olulised märksõnad. Korteriühistud ei ole siinkohal erand ning üha rohkemad neist avastavad töövahendeid, mis aitavad tööd hõlbustada ja kuludelt kokku hoida. Rääkisime mitme korteriühistu juhatuses tegutseva Tarmo Selistega, milline on olnud tema kogemus ühe taolise lahenduse – e-arve kasutuselevõtuga igapäevatöös.

Tarmo Seliste on korteriühistute juhtimisega tegelenud enam kui 10 aastat. Korteriühistutele juhtimisteenust pakkuva OÜ EI juhatuse liikmena seisab ta hea ka selle eest, et tänapäevased ja tõhusad töövahendid jõuaksid ühistute igapäevatöösse. Üks sellistest mitmekülgseid eeliseid pakkuvast lahendusest on e-arvete süsteem.

Mis on e-arve?

E-arve on kiire, lihtne ja turvaline viis arvete liigutamiseks ja maksmiseks. E-arve lahendusele üleminek tähendab seda, et kui seni on korteriühistu saatnud näiteks kommunaalteenuste arve korteriomaniku e-posti aadressile või paberil postkasti, siis e-arve teenuse korral ei laeku arve enam postkasti, vaid suundub raamatupidaja juurest otse korteriomaniku internetipanka, kus ta saab selle mugavalt tasuda.

„Selleks peab korteriühistu olema eelnevalt pangaga sõlminud e-arve edastamise lepingu. Kui korteriühistu on pangaga lepingu sõlminud, saab korteriomanik minna oma internetipanka ja tellida korteriühistult e-arve. Lisaks saab ta sõlmida pangas püsimakse lepingu, tänu millele ei pea ta enam oma kommunaalarve tasumise pärast muretsema. Need maksed lähevad ta arveldusarvelt edaspidi maha automaatselt,“ tutvustab kliendi jaoks mugavat lahendust Swedbanki korteriühistute valdkonnajuht Janis Pugri.

Ka korteriühistule on taoline lahendus igati kasulik: kui e-arve saaja on sõlminud püsimakse lepingu, aitab see vähendada võlgnevuste hulka ühistule, sest maksed ei jää enam hooletusest või unustamise tõttu tasumata.

Kui e-arve saaja ei soovi püsimakse lepingut sõlmida, võib ta internetipanka laekunud arve igakuiselt ise tasuda. Ka sellisel juhul on pool võitu käes, sest arvet ei pea enam e-postkastist või sahtlist taga otsima, vaid see on lihtsa vaevaga internetipangast leitav ka kas või 18 kuud hiljem. Lisaks on maksekorralduse andmed makset tehes eeltäidetud – seega ei ole vajadust makstavat summat ja muid andmeid iga kord üle vaadata.

Eelised kõigile

Tarmo Seliste sõnul on juba kolm tema hallatavatest ühistutest võtnud kasutusele e-arve teenuse. Otsus minna üle e-arvetele sündis raamatupidaja ja juhatuse koostöös, millele andis tõuke ka korteriomanike toetus. „Üleminek on olnud märkamatu ja ühistute jaoks väga mugav. Igapäevast ühistu tööd on lihtsam korraldada, vähem tuleb tegeleda paberimajandusega ja sellest tulenevate probleemidega,“ räägib Seliste, kes toimetab praegu kümne korteriühistuga.

E-arvetel on ka üsna pragmaatiline kasu. Me kõik oleme inimesed, kes võivad teha vigu, kui infot tuleb sisestada korduvalt ja käsitsi. Kuna e-arve on masinloetav arve, mis tuleb sisestada süsteemi vaid üks kord, mitte korduvalt, aitab süsteemi kasutamine näpuvigu minimeerida ja võimalikke inimlikke eksimusi vähendada. Seega võib arve õigsuses kindel olla nii raamatupidaja kui ka see, kes peab arve tasuma.

Kas on piiranguid?

Siiski, igal korteriomanikul või elanikul pole põhjust minna kohe internetipanka e-arvet tellima. Enne tuleks uurida, kas korteriühistu on eeltöö ära teinud.

„E-arve saamise eelduseks on see, et korteriühistu on võtnud vastu otsuse minna üle e-arve lahendusele ning kasutab majandustarkvara, millel on võimekus e-arveid genereerida ja neid korteriühistute liikmetele panka saata. Samuti peab korteriühistu seaduslik esindaja olema sõlminud e-arve edastaja lepingu,“ selgitab Pugri. Niisiis on korteriomanikul põhjust internetipanka e-arve teenust tellima minna alles siis, kui ühistul on need sammud tehtud ja ühistu sellest majaelanikke teavitanud.

Kas korteriühistutel, kus on näiteks palju kortereid välismaalastest üürnike või omanikega, on e-arvete kasutusele võtmisega ka tõrkeid esinenud? „Mitmes ühistus, kus olen juhatuse liige, on suur hulk rendikortereid, millest arvestatavas hulgas elavad välismaalastest üürnikud. E-arvetega seoses pole olnud nendega kordagi probleeme ning mitmel juhul on hoopis välismaalased ise uurinud üürilepingut sõlmides ühistult, kuidas oleks võimalik e-arvet saada,“ räägib Seliste.

Kommunikatsiooni valdkonnas töötanuna oskab Seliste info liikumise olulisust kõrgelt hinnata ning rõhutab, et kõik korteriühistu liikmeid peaks hoidma hästi informeerituna. „Alati tuleb tähelepanu pöörata korteriomanike teavitamisele ja sellele, kuidas nad e-arvet tellida saavad,“ rõhutab ta.

Vähem paberjäätmeid

Seliste, kes on asutanud ka toiduraiskamist vähendava ringlusettevõtte FudLoop, peab lugu keskkonnasäästlikest põhimõtetest olenemata valdkonnast. Kuigi e-arvete kasutamine on aidanud muuta korteriühistute haldamise tõhusamaks ja vähendanud arvetega seotud ajakulu, ei ole väheoluline fakt, et e-arvete süsteem toetab keskkonnasäästlikkuse põhimõtteid. Tänu sellele väheneb arvete esitamine paberil ning seeläbi kahaneb ka paberjäätmete hulk.

Eripakkumine! Pangasisese e-arve edastamise hind 6 kuuks 0 eurot. Kehtib uutele liitujatele, kes valivad teenuse kanaliks internetipanga ja sõlmivad lepingu hiljemalt 22.01.2025. Uuri lähemalt meie veebilehelt.