Alustava ettevõtja esimene arve: mida dokumendile märkida?

Esimese müügiarve esitamine on alustava ettevõtja jaoks oluline verstapost. See tähendab, et esimene teenus on osutatud, toode müüdud ning äri ametlikult käima läinud. Arvet koostades tuleb aga järgida reegleid, sest tegemist on raamatupidamise ja maksuarvestuse jaoks olulise dokumendiga. Mida tähele panna ja milliseid vigu vältida?

Tavaliselt koostatakse müügiarved raamatupidamistarkvaras või spetsiaalsete teenusepakkujate ja platvormide abil. Kuid mõnikord teeb ettevõtja arved ise. See ei ole keelatud, kuid korrektne vormistamine nõuab suurt tähelepanu, sest seaduse järgi on arvel mõned inforead kohustuslikud.

„Arve on ühtaegu müügi tõend ja maksuarvestuse alus. Ebakorrektse müügiarve tõttu tekib probleeme maksudeklaratsiooni koostamisel, korrektne dokumentatsioon tekitab usaldusväärsust,“ ütles CH Konsultatsioonide äriarenduse ja teenindusjuht Raili Ilves.

Arvete vormistamise nõuete aluseks on eelkõige käibemaksuseadus (KMS) ja raamatupidamise seadus (RPS). Praktikas tähendab see, et arvel peavad kindlasti olema kordumatu arvenumber ja väljastamise kuupäev, kuid lisaks:

● müüja nimi, aadress ja käibemaksukohustuslasena registreerimise (KMKR) number, kui ettevõte on käibemaksukohustuslane;
● ostja nimi ja aadress ja KMKR-number;
● müüdud kauba või teenuse kirjeldus;
● kogus või maht ja ühikuhind käibemaksuta;
● kauba üleandmise või teenuse osutamise kuupäev, kui see erineb arve kuupäevast;
● käibemaksumäär ja -summa;
● kogusummad eraldi käibemaksuta ja käibemaksuga.

Ilvese sõnul on kõige lihtsam arveid koostada raamatupidamistarkvara abil. Kui ettevõtja soovib arved käsitsi ise teha, saab ta aluseks võtta veebist leitavad näidised, kuid enne tuleks kontrollida, kas näidis on korrektselt koostatud.

Samuti on mõistlik kasutada e-arvet, mis on kiire ja turvaline viis arveid saata. E-arve liigub otse panka ja raamatupidamistarkvarasse ning tasutakse automaatselt maksepäeval või hetkel, mille arve saaja on määranud. Nii saab kindel olla, et arve ei jää postkasti saabunud kirjade vahel tähelepanuta ja kogemata maksmata.

E-arve on turvaline ka saatja jaoks, sest selle liikumist on võimalik jälgida ning saaja ei saa pärast öelda, et pole arvet kätte saanud. Kõik see aitab vähendada maksmata arvete hulka ja igapäevast koormust.

Kulutused tuleb samuti õigesti vormistada

Lisaks müügiarvetele on korrektne vormistus oluline kuludokumentides – ühe ettevõtte kuludokument on ju teise müügiarve. See tähendab, et kõik ettevõtlusega seotud kulutused tuleks õigesti vormistada, sest muidu maksustatakse väljamakse ettevõtlusega mitteseotud kuluna.

Meeles tuleks hoida, et kassaaparaatide tšekkidelt sisendkäibemaksu maha arvata ei saa, olenemata sellest, milliseid andmeid sinna juurde lisada. See tähendab, et kui dokument ei ole väljastatud äriühingu nimele, siis ei aita ka see, kui andmed sinna ise peale kirjutada, sest Maksu- ja Tolliameti seisukoha järgi ei vasta selline dokument käibemaksuseaduse nõuetele.

Küll aga on seaduses lubatud mõned erandid. Põhjus on lihtne: mõnes olukorras ei ole teenuse saaja andmeid tehniliselt otstarbekas koguda. Lihtsustatud arved on lubatud näiteks ühissõiduki piletitel, parkimisautomaatide väljastatud arvetel, automaattanklate makseterminalide väljatrükkidel ja muude sarnaste aparaatide arvetel. Nendel juhtudel peab dokumendilt siiski nähtuma tehingu sisu, kuupäev, summa ja käibemaks. Samuti võib sellisel juhul ostja ise ettevõtte andmed arvele märkida.

„Kulutused peavad olema seotud ettevõtte põhitegevusega ning ettevõtja peab suutma seda kontrollis tõendada. See tähendab näiteks, et bussipilet on seotud töösõiduga või parkimispiletil on ettevõtte auto number,“ selgitas Ilves.

Mõistlik on alati üles märkida, mille jaoks kulu tehti. Kuna kõiki raamatupidamisdokumente tuleb säilitada seitse aastat, võib aja möödudes ununeda, millega mõni väljaminek oli täpselt seotud. Seda kõike vaadatakse maksuarvestuses, mida kontrollib Maksu- ja Tolliamet. Näiteks kui maksuamet peaks ettevõtte tegevuse vastu huvi tundma, tuleb tõestada nii oma kulusid kui ka tulusid. Ja kui mõni arve või tšekk on puudu, siis võib juhtuda, et sellelt tehingult tuleb maksud tagantjärele ära maksta.

Küsimuste korral on Swedbank hea meelega abiks. Meie koostööpartner, raamatupidamis- ja maksukonsultatsiooniettevõte CH Konsultatsioonid pakub alustavatele ettevõtetele raamatupidamise ja maksuküsimustes ühe tunni tasuta nõu.

Swedbanki järgmine Kohvihommik toimub 4. novembril. Sel korral on Kohvihommiku külaliseks ja jagab teadmisi raamatupidamisest ja maksundusest CH Konsultatsioonid.