10 золотых правил организации встреч, следуя которым Вы завоюете уважение коллег

Виртуальные встречи уже более года являются неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. За этот год мы научились без проблем рассылать календарные приглашения, но это также создало ситуацию, когда некоторым из наших коллег просто некогда встать со стула и размять ноги в течение рабочего дня из-за непрерывных встреч.

Ответственность за разумное использование времени коллег лежит на том, кто созывает собрание. За год накоплен немалый опыт и масса приёмов, помогающих ответственно проводить встречи.

1. Перед тем, как созвать встречу, спросите себя: «Может быть, достаточно просто разослать электронное письмо?»

Слишком часто принято созывать собрания, чтобы представить информацию или ввести людей в курс дела. Однако, если Ваша цель на самом деле не в том, чтобы обсуждать эту информацию в данный момент или если Вам не нужна обратная связь от конкретных людей, то, возможно, было бы гораздо эффективнее оформить этот материал в виде письма? Надо помнить, что цена 30-минутной встречи – это не только 30 минут Вашего рабочего времени. Если на собрании шесть участников, затраты компании составляют три часа; если 10 участников, то цена возрастает до 5 часов и так далее.

2. У Вас есть время на подготовку повестки собрания?

У каждого успешного собрания есть ведущий, повестка дня и чёткие цели. Всегда готовьтесь заранее уважать время коллег и достигать желаемой цели. Кроме того, проинформируйте всех участников собрания (желательно в приглашении) о целях собрания, поделитесь с ними необходимыми справочными материалами и ожиданиями их вклада.

3. Встреча не обязательно должна длиться целый час

Хотя мы привыкли распределять своё время по часам, это не означает, что собрание должно длиться час. Скорее, цель могла бы состоять в том, чтобы провести встречу за 30 минут. Однако если требуется больше, оставьте немного времени для коллег чтобы они могли размять ноги, например, проведите встречу на 55, 50 или 45 минут.

4. Приглашайте на встречу лишь тех людей, которым действительно необходимо там присутствовать

Все мы знаем, что время – деньги. Встречи могут иметь самые разные цели, и иногда действительно необходимо отправить приглашение большому количеству людей. Однако если кто-то участвует во встрече только в информационных целях, пожалуйста, объясните это в приглашении, а также предложите возможность отправить информацию по электронной почте тем, кто не может принять участие.

5. Не забывайте про обед

До коронавируса мы учитывали, что с 12 до 13 часов коллеги в основном уходят на обед и никаких встреч на это время не планировалось. Однако если все работают дома, мы больше не считаем время обеда важным, потому что каждый может есть в удобное для него время. К сожалению, в результате времени на обед может просто не остаться. Поэтому, прежде чем планировать встречи на обеденное время, следует всё серьёзно продумать и обсудить с коллегами.

6. Находиться сразу в нескольких местах неэффективно

Хотя теоретически возможно проводить несколько виртуальных встреч одновременно, по существу невозможно полноценно участвовать ни на одной из них. Поэтому следует избегать планирования дублирующих собраний. Если это невозможно, попробуйте найти такое решение чтобы люди, которые не могут присутствовать на встрече, приняли участие в процессе иным образом – получили памятку о встрече и т. п.

7. Не ждите, что все будут использовать камеру

Год, полный видеоконференций, ясно показал, что они могут утомлять. Исследователи показали, что постоянно смотреть в видеокамеру и к тому же всё время видеть на экране собственное изображение значительно утомительнее, чем посещение обычных встреч. Кроме того, вы находитесь в фиксированном положении перед камерой, что также утомляет тело. Поэтому не ожидайте, что участники будут использовать камеру без крайней необходимости.

8. Когда цель достигнута, завершите встречу

Время, отведённое для встречи, не подлежит обязательному заполнению. У собрания есть цель, и когда она будет достигнута, собрание следует немедленно закрыть. Коллеги будут благодарны Вам за каждую свободную минуту!

9. Для длительных встреч нужно много перерывов

Людям очень сложно часами оставаться сосредоточенными на одной теме. Восприятие намного лучше, когда информация передается небольшими порциями. Например, за 25-минутным докладом лучше сделать 5-минутный перерыв, а перерывы на обед и кофе должны быть длиннее.

10. Вовлекайте участников в разговор на раннем этапе

Начало встречи задаёт тон всему собранию. Если Вам нужно живое обсуждение и обратная связь от участников, вовлекайте их в разговор с самого начала. Пусть все скажут что-нибудь, чтобы они знали, что их вклад важен.