Koosolekute korraldamise 10 kuldreeglit, mille järgimisel võidad kolleegide austuse
Virtuaalsed koosolekud on juba enam kui aasta aega lahutamatu osa meie kõigi igapäevast. Aastaga oleme õppinud kalendrikutseid välja saatma mängleva kergusega, kuid see on tekitanud ka olukorra, kus osa meie kolleegidest ei saa lakkamatute koosolekute tõttu terve tööpäeva jooksul tooliltki püsti tõusta.
Vastutus kolleegide aja heaperemehelikul kasutamisel lasub just koosoleku kokkukutsujal. Aasta jooksul on kogutud palju kogemusi ja nippe, mis aitavad koosolekute korraldamisel vastutustundlikult käituda.
1. Enne koosoleku kokkukutsumist küsi endalt: „Kas see võiks olla e-mail?“
Liiga sageli kutsutakse harjumusest kokku koosolek, et mingit infot tutvustada või inimesi mingi infoga kursis hoida. Kuid kui su eesmärk ei ole tegelikult seda infot hetkel arutada või sa ei vaja konkreetsete inimeste tagasisidet, siis sageli oleks palju tõhusam vormistada see materjal kirjalikult. Sest pea meeles – 30minutilise koosoleku kulu ei ole ainult 30 minutit sinu tööaega. Kui koosolekul on osalejaid kuus, siis on kulu ettevõttele kolm tundi; kui osalejaid on 10, siis on kulu viis tundi jne.
2. Kas sul on aega koosoleku päevakord koostada?
Igal edukal koosolekul on juht, päevakord ja selged eesmärgid. Valmista koosolek alati enne ette, et austada oma kolleegide aega ja jõuda soovitud eesmärgini. Lisaks informeeri kõiki koosoleku osalejaid (soovitatavalt juba kutses) koosoleku eesmärkidest, jaga nendega vajalikku taustamaterjali ja ootust nende panusele.
3. Koosolek ei pea kestma üks tund
Kuigi me oleme harjunud oma aega tundide kaupa organiseerima, siis see ei tähenda, et ka koosolekud peaksid kestma terve tunni. Pigem võiks olla eesmärk teha koosolek 30 minutiga. Kui aega on siiski vaja rohkem, siis jäta kolleegidele natukenegi jalasirutusaega ehk tee koosolek 55, 50 või 45 minutit.
4. Kutsu koosolekule inimesed, kellel on vaja seal olla
Me kõik teame, et aeg on raha. Koosolekutel võib olla väga erinevaid eesmärke ja mõnikord ongi vaja kaasamise mõttes saata kutse väga paljudele inimestele. Kui aga kellegi osalemine koosolekul on ainult informeerimise eesmärgil, siis selgitage seda kutses ja pakkuge ka välja võimalus saata mitte osaleda saavatele inimestele info e-kirja teel.
5. Ära unusta lõunat
Enne koroonaviirust arvestasime, et 12-13 on kolleegid enamasti majast väljas lõunatamas ja selleks ajaks koosolekuid ei planeerinud. Kui aga kõik töötavad oma kodudest söögilaua tagant, siis ei pea me enam lõunapausi aega oluliseks, kuna kõik saavad süüa neile sobival ajal. Kahjuks ei pruugi seda sobivat aega niimoodi isegi tekkida. Seega tuleks tõsiselt mõelda ja kolleegidega selgeks rääkida, enne kui lõuna ajale koosolekuid planeerida.
6. Mitmes kohas korraga olemine ei ole efektiivne
Kuigi virtuaalselt saab teoreetiliselt olla korraga mitmel koosolekul, siis sisuliselt ei ole võimalik sel moel ühelgi neist kaasa rääkida. Seega peaks kattuvate koosolekute planeerimist vältima. Kui see pole võimalik, siis proovi leida koos kolleegidega lahendus, kus koosolekul mitte osaleda saavad inimesed on muul moel protsessi kaasatud – saavad koosoleku memo vms.
7. Ära eelda kõigilt inimestelt kaamera kasutamist
Aasta täis videokoosolekuid on toonud selgelt välja nende väsitava loomuse. Teadlased on tõestanud, et pidev silmside hoidmine ja enda pildi ekraanil nägemine väsitab oluliselt rohkem kui tavapärastel koosolekutel osalemine. Lisaks ollakse kaamera ees sundasendis ning see väsitab ka keha. Seega ära eelda osalejatelt kaamera kasutamist, kui see pole hädavajalik.
8. Kui eesmärk on saavutatud, siis lõpeta koosolek
Koosoleku jaoks broneeritud aeg ei ole midagi, mille peab ära täitma. Koosolekul on oma eesmärk ja kui see on täidetud, siis tuleks koosolek kohe lõpetada. Su kolleegid tänavad sind iga vaba minuti eest!
9. Pikad koosolekud vajavad palju pause
Inimestel on väga raske tundide kaupa ühele teemale keskenduda. Informatsiooni vastuvõtt on palju parem, kui infot edastatakse väiksemates osades. Näiteks 25 minutilisele ettekandele võiks järgneda juba 5 minutiline paus, lõuna ja kohvipausid peaksid olema pikemad.
10. Kaasa osalejad varakult vestlusesse
Koosoleku algus annab tooni kogu koosolekule. Kui sa vajad osalejatelt elavat arutelu ja tagasisidet, siis kaasa neid vestlusesse juba alguses. Lase neil kõigil midagi öelda, et nad teaksid, et nende panus on oluline.
