Kust saab alustav ettevõtja aega kokku hoida?

Iga alustava ettevõtja igapäevatöös on palju korduvaid tegevusi, nagu tellimuste kinnitamine, klientide kirjadele vastamine, ostuarvete sisestamine või sotsiaalmeediapostituste tegemine. Aga kas oled mõelnud, et suure osa neist saaks enda õlgadelt ära võtta?

Ettevõtet käivitades täidad sageli korraga mitut rolli: oled nii juht, turundaja kui ka IT-spetsialist. Seetõttu tasub alustada just neist ülesannetest, mis võtavad kõige rohkem aega või tunduvad kõige tüütumad.

Automatiseerimine aitab sul oma aega targemalt kasutada ja keskenduda tegevustele, mis toovad rohkem väärtust. Alguses võib tunduda, et annad kontrolli justkui käest ära ja mõtled: mis siis, kui midagi läheb valesti või mõni tellimus kaob? Tegelikult ei ole asi nii keeruline. Kui saad esimese positiivse kogemuse, muutub iga järgmine samm juba palju lihtsamaks.

1. Kliendisuhtlus

Oled ilmselt isegi kogenud olukorda, kus kirjutad mõnele ettevõttele ja saad kohe vastuseks automaatteate, kus tänatakse kirja eest, viidetakse korduma kippuvatele küsimustele või jagatakse infot, et vastamine võib võtta veidi aega. Selline lahendus on lihtne ja väga tõhus.

Kujuta ette, et soovid tellida sünnipäevatorti ja ootad kiiret vastust. Selle asemel saad vastuse alles nädala pärast, sest pagar oli puhkusel. Tõenäoliselt on selleks ajaks tellimus juba kelleltki teiselt tehtud. Selliseid olukordi on lihtne vältida. Kui klient saab oma kirjale kohe kasvõi lühikese vastuse, tekib tal tunne, et tema päring on märgatud ja sellega tegeletakse. See tähendab vähem segadust kliendi jaoks ja vähem kirju sinu jaoks.

Ettevõtjana võib tunduda, et sellised lahendused muudavad suhtluse liiga üldiseks. Tegelikult on vastupidi: kui rutiinsed vastused ei võta sinu aega, saad keskenduda sisukamale ja personaalsemale suhtlusele seal, kus see päriselt loeb. Oluline on lihtsalt meeles pidada, et automaatne vastus ei asenda inimest, vaid annab sulle aega, et hiljem vastata juba läbimõeldumalt ja personaalsemalt.

2. Veebipood ja tagasiside

Heaks näiteks on väikeettevõtja, kes on põhitöö kõrvalt kunstnik. Ta ei pea end sugugi tüüpiliseks ettevõtjaks ega taha oma aega kulutada veebipoe haldamisele. Seetõttu on ta oma müügiprotsessi seadnud nii, et võimalikult palju toimiks iseenesest.

Näiteks on ta sidunud oma veebipoe ja Facebooki-kaupluse. Kui ta teeb kampaania või muudab hindu, piisab muudatuse tegemisest ühes kohas ja info uueneb automaatselt ka mujal ning kliendid saavad vastavad teavitused. See võib tunduda väikese võiduna, kuid just sellised lahendused hoiavad igapäevaselt kokku hulga aega.

Ajasääst muutub eriti oluliseks siis, kui hakkad koguma klientide tagasisidet. Alguses on loomulik suhelda klientidega otse, näiteks Messengeri kaudu, mis on kiire ja personaalne. Kuid mida rohkem kliente tekib, seda ajamahukamaks selline lähenemine muutub.

Palju lihtsam on suunata tagasiside kogumine ühtsesse süsteemi. Näiteks võib kliendile pärast ostu saata automaatselt e-kirja koos paari lihtsa tagasiside küsimusega. Nii koguneb tagasiside automaatselt ühte kohta, kus seda saab hiljem mugavalt vaadata, võrrelda ja analüüsida – ilma et peaksid iga vastust eraldi otsima. Selliseid lahendusi pakuvad näiteks Mailchimp või Smaily. Nende abil säästad aega ja hoiad samal ajal paremat ülevaadet oma klientide ootustest.

3. Turundus

Paljude alustavate ettevõtjate jaoks näeb turundus välja nii: tekib idee, kirjutad teksti, teed pildi ja lõpuks ootad õiget hetke, et postitus üles laadida. Sageli tähendab see, et oled ka õhtul veel “töölainel”. Tegelikult ei pea see nii olema.

Palju ajasäästlikum on võtta nädalas üks kindel aeg, kus valmistad ette näiteks kahe nädala jagu postitusi korraga. Seejärel saad need ajastada nii, et postitused ilmuvad ise õigel ajal. Sina teed töö ära ühe korraga, aga tulemused jagunevad pikema aja peale.

Ajastamine tähendab lihtsustatult seda, et laadid postituse valmis, määrad kuupäeva ja kellaaja ning edasi teeb süsteem töö sinu eest. Nii võib postitus ilmuda täpselt sel hetkel, kui sina tegeled millegi muuga.

Lisaks saad aega kokku hoida ka sisu loomisel. Näiteks aitab ChatGPT kiiresti ideid genereerida, tekste sõnastada või neid parandada. See ei asenda sinu häält ega stiili, kuid aitab vältida olukorda, kus alustad iga postitust nullist.

Mida varem leiad enda jaoks toimiva süsteemi, seda vähem kulub sul igapäevaselt aega turundusele ja seda rohkem jääb ruumi päriselt olulistele tegevustele.

4. Raamatupidamine ja arveldus

Iga alustav ettevõtja teab, et raamatupidamises on palju korduvaid ja ajamahukaid tegevusi. Sageli jääb see töö päeva lõppu või viimasele minutile enne tähtaega – just siis, kui tähelepanu on juba hajunud.

Aja säästmise kõrval aitab nutikam töökorraldus vähendada ka inimlikke eksimusi. Kui ei pea käsitsi summasid sisestama või dokumente ükshaaval läbi töötama, jääb vähem ruumi vigadele ja rohkem energiat muuks.

Näiteks saab süsteem ise koostada arveid, tuvastada kuludokumente ja lisada neile õiged kategooriad. Kõik failid koonduvad ühte kohta, kus neid on hiljem lihtne leida ja kasutada.

Heaks abiks on siin näiteks CostPocket, mis aitab kuludokumente mugavalt digitaliseerida ja korrastada, ning Outvoicer, millega saad arveldamise lihtsaks ja süsteemseks muuta. Mõlemad teenused aitavad vähendada käsitööd, hoida kokku väärtuslikku aega ja Swedbanki ärikliendile kehtivad soodustused.

Alustamiseks ei pea aga kohe keerulisi süsteeme kasutusele võtma. Eesti e-äriregistri portaalis on esimesel tegevusaastal tasuta kasutamiseks raamatupidamistarkvara e-arveldaja, mis sobib hästi väiksemale ettevõtjale.

Samuti tasub vaadata lahendusi, mis ühendavad sinu panganduse ja raamatupidamise. Näiteks Swedbank Gatewayga ühilduvad tarkvarad aitavad vältida käsitsi andmete sisestamist, failide alla laadimist ja üles laadimist – kõik liigub automaatselt õigesse kohta.

Ja kui tegeled müügiga laatadel või messidel, saad ka maksete vastuvõtmise teha enda jaoks lihtsamaks – näiteks muutes oma mobiili makseterminaliks. Nii säästad aega nii enda kui ka kliendi jaoks.

5. Igapäevased pisiasjad: vabasta pea olulise jaoks

“Pea ei ole prügikast” – see mõte kooliajast peab eriti hästi paika ka ettevõtluses. Alustava ettevõtjana tuleb meeles pidada lugematul hulgal infot: vestlused, kohtumised, tähtajad, lubadused. Mingil hetkel saab aga vaimne ruum lihtsalt otsa.

Seetõttu tasub juba alguses leida viisid, kuidas igapäevaseid pisiasju enda eest “ära korraldada”. Mida rohkem suudad infot süsteemselt talletada ja korrastada, seda vähem pead seda peas hoidma, ning seda rohkem jääb energiat päriselt oluliste otsuste jaoks.

Näiteks ei pea iga nädal koosolekuid eraldi kokku leppima. Veebikalendris saad paika panna korduvad kohtumised, mis ilmuvad automaatselt kõigi osalejate kalendrisse ja tuletavad end ise meelde. Nii väldid olukordi, kus pead viimase hetke segadust lahendama või meenutama, kellega ja kus kohtumine üldse toimub.

Sama loogika kehtib ka kliendikohtumiste puhul, kus kalendri- ja meilisüsteemid aitavad pakkuda sobivaid aegu, kohtumisi ümber tõsta ning kogu suhtluse ühte kohta koondada.

Kui sinu töö hõlmab palju e-kirju, aitab ka siin otsida viise, kuidas aega kokku hoida. Näiteks saab kirju automaatselt sorteerida, kasutada vastuste põhjasid või ette valmistatud mustandeid. See ei muuda suhtlust vähem personaalseks, vaid aitab sul kiiremini reageerida ja hoida fookust seal, kus see on kõige olulisem.

Kokkuvõttes ei ole asi ainult ajasäästus. Küsimus on ka selles, kui palju vaimset energiat sul igapäevaselt alles jääb.

Swedbankis on äriga alustamine tehtud lihtsaks. Rohkem infot leiad alustava ettevõtte lehelt.