Mida on sul alustava ettevõtjana võita automatiseerimisest?

Iga alustava ettevõtja äris on korduvaid tegevusi, nagu tellimuste kinnituste väljastamine, klientide kirjadele vastamine, ostuarvete sisestamine, reklaampostituste tegemine… Ent kas oled mõelnud, et saaksid suure osa neist lihtsa vaevaga oma töölaualt ära tõsta? Kui tahad konkurentidele kiiremini järele jõuda – või isegi neist ette minna –, siis automatiseeri juba oma väikeses ettevõttes kõik, mis vähegi võimalik.

Kuna ettevõtet käivitades täidad korraga nii juhi, turundaja kui ka IT-spetsialisti rolli, siis alusta automatiseerimist just igapäevatöös kõige ajamahukamatest ülesannetest või kõige tüütumatest kohustustest.

Automatiseerimine aitab äril kasvada, sest saad oma aega tulusamalt sisustada. Kahtlemata võib alguses enda käest justkui kontrolli ära andmine tunduda isegi pisut ohtlik. Mis siis, kui see ei õnnestu, midagi läheb valesti või kaob mõne kliendi tellimus sootuks ära? Tegelikult ei ole asi sugugi nii keeruline. Kui esimene eduelamus käes, siis on järgmist sammu palju lihtsam teha.

Vaatame läbi viis valdkonda, kus alustaval ettevõtjal on automatiseerimisest eriti palju võita.

1. Kliendisuhtlus

Oled ehk tähele pannud, et vahel, kui mõnele ettevõttele või teenusepakkujale kirjutad, saad kohe automaatvastuse, kus tänatakse küsimuse eest, viidatakse korduma kippuvate küsimuste lehele või antakse infot selle kohta, kui tellimuste täitmise ajad on ajutiselt pikemad või on ettevõtja näiteks puhkusel. Selline automaatvastus on väga praktiline!

Kujuta kliendina ette olukorda, kus soovid tellida sünnipäevatorti ja eeldad, et tordimeister vastab su sõnumile kiiresti. Vastus saabub aga alles nädala pärast ja selgub, et pagar oli vahepeal puhkusel. Taoline juhtum võib olla üsna frustreeriv. Tordimeistril olnuks igati lihtne seadistada automaatvastus ning iga ühendust võtnud klient oleks mõne hetkega vajaliku info saanud. Kui klient saab oma kirjale kohe kas või üldise vastuse, tekib tal tunne, et asjad on kontrolli all ja tema sooviga tegeletakse. Automatiseerimise võlu!

Mõistagi võib sul ettevõtjana tekkida kartus, et niimoodi toimetades kaob ära personaalsus ja lähedus, ent eks siin ongi võtmesõnaks tasakaal. Rutiinset suhtlust automatiseerides on sul rohkem energiat ja aega klientidega tähenduslikumalt edasi suhelda. Pealegi on nagunii väga oluline, et automatiseeritud teadetele järgneb ühel hetkel ka ettevõtja personaalne vastus.

Vaata automatiseerimise kohta Facebookis lisaks selle võrgustiku enda juhenditest.

2. Veebipood ja tagasiside

Tean ühte andekat inimest, kes on põhitöö kõrvalt kunstnik. Aga ta ei ole ehk kõige tavapärasem kunstnik, sest ta ei kujuta oma elu ette veebipoeta. Kuidas ühendada hobi ja müük? Selleks on ta veebipoes automatiseerinud kõikvõimalikud protsessid, näiteks on veebipoe platvormiga integreerinud Facebooki-kaupluse. Niisiis kui ta otsustab e‑esmaspäeval allahindluse korraldada, peab ta hinda muutma vaid ühes kohas, et see kohe mujal muutuks ja ka vastavad teavitused klientidele välja läheks. Väike võit, ent palju väikseid samme teevad kokku suure muutuse!

Alustava ettevõtja jaoks on väga suur roll ka klientide tagasisidel: kuidas pakutav teenus või toode meeldis, kas kohalevedu oli sujuv ning milliseid soovitusi oleks anda tulevikuks. Tihti kirjutavad värsked ettevõtjad esimeste klientidega näiteks Messengeri kaudu, mis on ühest küljest väga personaalne ja alguses ehk isegi kõige mõistlikum lahendus. Ent kui äri kasvab, võib sellisel kujul tagasiside kogumine väga ajakulukaks minna. Ka siin on abi sellest, kui klient saab pärast veebipoest tehtud ostu kättesaamist e-kirja, kus on paar-kolm lahtrit tagasiside jaoks. Nii saab klientide mõtted kokku koguda ning neid igal ajal sortida, jälgida ja mõtestada. Sellist võimalust pakuvad uudiskirja- ja turunduskirjade platvormid, näiteks MailChimp või Smaily.

3. Turundus

Sul tekib Facebooki või Instagrami postituse idee: mõtled sellele teksti, pildistad üles toote, paned kokku postituse ja oled veel õhtulgi töölainel, et postitus õigel ajal üles laadida. Paljude alustavate ettevõtjate jaoks on see tavaline asjade kulg, aga see ei peaks sugugi nii olema! Hoopis mõistlikum oleks valida nädalas üks päev, kus valmistad ette järgmise kahe nädala (reklaam)postitused, ning ajastad need siis Facebookis, Instagramis või mujal võrgustikus kindlal ajal ilmuma. Mida ajastamine tähendab? Laias laastus laadid sina süsteemi üles postituse põhja, valid aja, mil postitus peaks ilmuma – ja voilà – sellal, kui sina perega õhtusööki sööd, ilmubki postitus ise ettevõtte lehele. Seega on turunduses automatiseerimisest palju võita.

Automatiseerimisest rääkides ei pääse mööda ka tehisintellektist. Kasuta turunduses ChatGPT-d või mõnda muud tehisintellekti, mis saab aidata välja mõelda postituste tekste, luua sinu juhiste järgi üllatavalt arukaid sotsiaalmeediastrateegiaid või korrigeerida näiteks ingliskeelseid tekste.

Seega otsi turunduse automatiseerimise kohta veebist lisainfot – võimalusi on lõputult! Ka eestikeelset infot on rohkelt, tuleb vaid sobivad lahendused leida.

4. Raamatupidamine ja arveldus

Alustav ettevõtja, kes on andnud täpse hoo sisse ka raamatupidamisele, teab, et korduvaid tegevusi on selles vallas palju ning sageli jääb raamatupidamisega tegelemine tööpäeva lõppu või vahetult enne tähtaegu. Automatiseerimine on just raamatupidamise puhul eriline võlusõna, sest väga paljud vead, näiteks valesti sisestatud summad, kipuvad sisse tulema eelkõige inimlikust väsimusest ja tähelepanematusest.

Ehkki raamatupidamise automatiseerimine võib olla kallis ja juurutamine ajakulukas, on hilisem ajasääst garanteeritud. Tänapäevased raamatupidamistarkvarad on küllaltki võimekad. Näiteks on need võimelised ise arveid koostama, aga ka tuvastama, millist tüüpi tšeki, ostuarve või dokumendi sa programmi laadid, ning oskavad sellele lisada kategooria. Tarkvara võimaldab kõiki dokumente koguda ühte kohta, kus need on süstematiseeritult hoiustatud ja hiljem lihtsad leida.

Siin on mõned soovitused, kust alustada. Eesti e-äriregistri portaalis on esimesel tegevusaastal lausa tasuta kasutamiseks raamatupidamistarkvara e-arveldaja, mis aitab alustaval ja väikeettevõtjal mugavalt raamatupidamist korraldada. Hea on teada sedagi, et tänu Swedbank Gateway lahendusega ühilduvatele majandustarkvaradele saad lihtsasti vältida seda, et peaksid summad ise käsitsi sisestama, andmetes näpuga järge pidama, faile alla laadima ning need Maksu- ja Tolliameti e-teeninduses üles laadima. Arveldamisega seoses: kui oled näiteks ettevõtja, kes osaleb laatadel või messidel, siis kas oled juba avastanud, et klientidelt raha küsimiseks saad muuta ka oma mobiili makseterminaliks?

5. Mustmiljon igapäevategevust

Pea ei ole prügikast, meenub mõte kooliajast. Alustava ettevõtjana pead meeles pidama lõputult infot, vestlusi, kohtumisi ning lõpuks võib juhtuda, et äriliselt oluliste tegevuste jaoks ei ole enam vaimset energiat. Seetõttu soovitus: kui püüad juba ettevõtjateekonna algusajal võimalikult palju ebaolulist automaatselt talletada, siis mida suuremaks su äri kasvab, seda rohkem sa tehtud tarkadest sammudest võidad.

Näiteks selle asemel, et oma töötajatega igal nädalal uut kohtumist kokku leppida, kasuta mõnd veebikalendrit ja seadista sinna iganädalased koosolekuajad. Kalender aitab sulle neid ka aegsasti meelde tuletada. Nii jäävad ära olukorrad, kus märkmikusse vaadates näed krüptilist märget, mille järgi pead homme kell 8 olema kohtumisel – ent kus või kellega, seda enam lihtsalt ei mäleta. Sama nippi võid kasutada klientidega kohtumisel. Kalendri- ja meilisüsteemid aitavad kohtumisi ümber tõsta, aga ka sobivaid aegu pakkuda.

Võib-olla on sinu äri omapära, et pead ka ise igapäevaselt kümneid e-kirju välja saatma? Eriti sellisel juhul tasub automatiseerida näiteks e-kirjade kategooriatesse sorteerimine või isegi mustandite valmistamine. Süsteemsus pole mitte teatud inimeste omadus, vaid alustava ettevõtja jaoks pigem loomulik harjumus.

Kokkuvõttes ei vähenda automatiseerimine mitte personaalsust, vaid annab aega just olulistele hetkedele isiklikult läheneda. Samuti ei tasu karta automatiseerimisvigu, sest tänapäeval on platvormide ja võrgustike juhendid väga detailsed ja lihtsad. Pealegi saad üles seatud lahendusi ise katsetada, enne kui need klientideni jõuavad.

Swedbankis on äriga alustamine lihtne. Tule vaata lisa meie alustava ettevõtte lehelt.