Что даёт автоматизация начинающему предпринимателю?
У любого начинающего предпринимателя есть повторяющиеся действия, такие как выдача подтверждений заказов, ответы на электронные письма клиентов, ввод счетов на покупку, рекламные рассылки… Но задумывались ли Вы когда-нибудь, что большинство из них можно легко автоматизировать? Если Вы хотите быстрее догнать или даже опередить конкурентов, автоматизируйте в своём малом бизнесе всё, что можно.
Поскольку, начиная бизнес, Вы будете одновременно играть роли менеджера, маркетолога и IT-специалиста, начните автоматизировать самые трудоёмкие задачи или самые утомительные обязанности в Вашей повседневной работе.
Автоматизация поможет Вашему бизнесу развиваться, потому что Вы сможете тратить своё время с большей пользой. Несомненно, поначалу отказ от контроля может показаться даже немного опасным. А вдруг не сработает, что-то пойдёт не так, или заказ клиента вообще исчезнет? На самом деле всё не так сложно. Как только Вы почувствуете первый вкус успеха, Вам будет гораздо проще сделать следующий шаг.
Давайте рассмотрим пять областей, в которых предприятия могут выиграть от автоматизации.
1. Взаимодействие с клиентами
Вы, наверное, заметили, что иногда, когда Вы пишете в компанию или поставщику услуг, то получаете автоматический ответ, в котором Вас благодарят за вопрос, отсылают на страницу часто повторяющихся вопросов или сообщают, что время выполнения заказа временно увеличилось или, например, компания находится в отпуске. Такой автоответ очень удобен!
Представьте себя на месте клиента в ситуации, когда Вы хотите заказать праздничный торт и ожидаете, что пекарь быстро ответит на Ваше сообщение. А ответ приходит через неделю, и оказывается, что он был в отпуске. Такой случай не может не расстраивать. Кондитеру было бы очень просто настроить автоматический ответ, и любой клиент, обратившийся к нему, получил бы необходимую информацию в кратчайшие сроки. Когда клиент получает немедленный ответ на запрос, даже общий, он чувствует, что всё под контролем, и что его запрос рассматривается. Магия автоматизации!
Конечно, как предприниматель, Вы можете опасаться, что при таком подходе потеряется индивидуальный подход и непосредственный контакт с клиентом, но главное – это баланс. Автоматизировав рутинное взаимодействие, Вы получаете больше энергии и времени для более содержательного общения с клиентами. Кроме того, очень важно, чтобы на автоматические сообщения в определённый момент последовал персональный ответ от компании.
Подробнее о настройке автоматических ответов в Facebook (Meta).
2. Интернет-магазин и отзывы
Я знаю одного талантливого человека, который подрабатывает художником. Но он, пожалуй, не самый обычный художник, потому что не представляет своей жизни без интернет-магазина. Как совместить хобби с продажей? Для этого он автоматизировал всевозможные процессы в интернет-магазине, например, интегрировал магазин Facebook в платформу интернет-магазина. Таким образом, когда он, например, в «киберпонедельник» решает изменить цену, то сделать это ему требуется лишь в одном месте. И тут же цена меняется также в другом месте, а покупателям рассылаются уведомления. Маленький выигрыш, но из множества маленьких шагов складываются большие перемены!
Обратная связь с клиентами также очень важна для стартапа: как им понравилась услуга или продукт, была ли доставка гладкой, и какие у них есть рекомендации на будущее. Начинающие предприниматели часто переписываются со своими первыми клиентами, например, через Messenger, такой персональный подход – это, возможно, самое разумное решение на начальном этапе. Однако по мере роста бизнеса сбор отзывов таким способом может стать очень трудоёмким. И в этом случае покупатель получает письмо с несколькими полями для обратной связи после совершения покупки в интернет-магазине. Таким образом мысли покупателя можно собрать, отсортировать, проконтролировать и обдумать в любое время. Это возможно с помощью платформ для рассылки новостей и маркетинговых электронных писем, таких как MailChimp или Smaily.
3. Маркетинг
Вам приходит в голову идея для поста в Facebook или Instagram: Вы придумываете текст, фотографируете продукт, составляете пост, а вечером ещё остаётесь на работе, чтобы успеть его загрузить. Для многих начинающих предпринимателей это нормальный ход событий, но так быть не должно! Гораздо разумнее выбрать один день в неделю для подготовки (рекламных) постов на следующие две недели, а затем запланировать их появление на Facebook, Instagram или в других сетях в определённое время. Что означает составление расписания? В общих чертах, Вы загружаете пост в систему, выбираете время, когда он должен появиться. И вуаля – пока Вы с семьёй ужинаете, пост сам появляется на странице компании. Автоматизация в маркетинге даёт много преимуществ.
Когда мы говорим об автоматизации, мы не можем игнорировать искусственный интеллект. Используйте в маркетинге ChatGPT или любой другой искусственный интеллект, который поможет Вам придумать текст Ваших постов, создать удивительно умные стратегии социальных сетей на основе Ваших инструкций или, например, вычитать тексты на английском языке.
Так что узнайте больше об автоматизации маркетинга в интернете – возможности безграничны! Есть много информации и на английском языке, нужно только найти правильные решения.
4. Бухгалтерский учёт и выставление счетов
Начинающий предприниматель, который аккуратно ведёт бухгалтерию, знает, что в этой области очень много повторений, и часто ведение бухгалтерии оставляют на конец рабочего дня или непосредственно перед дедлайнами. Автоматизация – особенно волшебное слово, когда речь идёт о бухгалтерском учёте, потому что очень многие ошибки, такие как неправильно введённые суммы, как правило, являются результатом человеческой усталости и невнимательности.
Хотя автоматизация бухгалтерского учёта может быть дорогой и трудоёмкой, экономия времени гарантирована. Современные бухгалтерские программы достаточно мощные. Например, они могут сами создавать счета-фактуры, а также распознавать тип чека, счёта-фактуры или документа, который Вы загружаете в программу, и добавлять к нему категорию. Программное обеспечение позволяет собирать все документы в одном месте, где они хранятся в систематизированном виде и легко находятся в дальнейшем.
Вот несколько предложений о том, с чего начать. Портал электронного Коммерческого регистра Эстонии предлагает на первый год работы компании бесплатное бухгалтерское программное обеспечение e-arveldaja, которое поможет начинающим и малым предприятиям удобно организовать свою бухгалтерию. Полезно также знать, что благодаря совместимым с решением Swedbank Gateway экономическим программам Вы легко избавитесь от необходимости вручную вводить суммы, отслеживать данные, загружать файлы и пересылать их в электронную службу Налогово-таможенного департамента. Что касается выставления счетов, то если Вы занимаетесь торговлей, например, участвуете в ярмарках или выставках, Вы уже наверное обнаружили, что можете запрашивать деньги у клиентов с помощью своего мобильного телефона, превратив его в платёжный терминал.
5. Миллион повседневных дел
Голова – не помойка! Поговорка из школьных времён. Как начинающему предпринимателю, Вам приходится держать в голове бесконечное количество информации, разговоров, встреч, и в конце концов у Вас может закончиться умственная энергия на самое необходимое для бизнеса. Поэтому совет: если Вы постараетесь автоматически сохранять в памяти компьютера как можно больше неактуальной, но необходимой информации уже на ранних этапах своей предпринимательской карьеры, то по мере роста Вашего бизнеса Вы будете получать всё больше пользы от заранее продуманных шагов.
Например, вместо того чтобы каждую неделю назначать новую встречу с сотрудниками, воспользуйтесь онлайн-календарём и установите время еженедельных встреч. Календарь также поможет Вам вовремя вспомнить о них. Так Вы не столкнётесь с ситуацией, когда заглянув в записную книжку, увидите загадочную записку, в которой говорится, что у Вас назначена встреча завтра в 8 утра, но Вы не можете вспомнить, где и с кем. Этот же приём можно использовать при встрече с клиентами. Системы календарей и электронной почты помогут при необходимости перенести встречу, а также предложить удобное время.
Может быть, Ваш бизнес уникален тем, что Вам приходится ежедневно рассылать десятки электронных писем? В этом случае стоит автоматизировать такие задачи, как сортировка писем по категориям или даже создание шаблонов. Систематичность – это не человеческая черта, а скорее естественная привычка для начинающего предпринимателя.
В итоге можно сказать, что автоматизация не снижает уровень персонализации, а наоборот, даёт время для индивидуального подхода к моментам, которые имеют значение. Кроме того, не бойтесь ошибок при автоматизации, ведь сегодня руководства на платформах и в сетях очень подробны и просты. Более того, Вы можете протестировать созданные решения до того, как они попадут к Вашим клиентам.
