Kogemuslugu: uue töötaja sisseelamise toetamine organisatsioonis

Mida ootavad uus töötaja ja tööandja koostööd alustades? Oletame, et tööandja on just lõpule jõudnud suhteliselt ajamahuka värbamisprotsessiga. Seetõttu ootab ta juba kärsitult uuelt töötajalt kiiret kohanemist ning efektiivset tööd. Töötaja, kel olenevalt töökoha vahetamise põhjustest, on enamasti seljataga töö üleandmine endise tööandja juures ja töökoha vahetusest tulenevalt stressirohke periood, ootab omakorda toetavat suhtumist uude organisatsiooni sisseelamise korraldamisel. Seega, mitte küll alati nii drastiliselt, kuid tööandja ja töötaja ootused võivad siiski mõnevõrra erineda ning teatud mõttes olla vastuolulised. Millist lähenemist kasutada, et uus töötaja leiaks valutult oma koha uues organisatsioonis, omandaks vajalikud oskused-teadmised ja tunneks, et on osa meeskonnast? Mida peaks omalt poolt pakkuma tööandja oma uutele töötajatele, et koostöö sujuks ja oleks edukas kohe esimesest päevast alates?

Ma armastan ikka öelda, et uue töötaja puhul peab organisatsioon lähtuma samast põhimõttest, mida kasutame siis, kui võtame oma kodus külalisi vastu. Me ju alati valmistume selleks – koristame toad, vaatame, et külalisel oleks mugav ja et keegi tegeleks temaga. Soovime, et külaline tunneks, et ta on meie juurde oodatud.

Kõik algab värbamisest ja ettevalmistusest uue töötaja tulekuks

Enne uue töötaja tulekut peavad olema paigas ja kirjeldatud ootused tema tööle, roll meeskonnas ja kokku lepitud sisseelamist toetavad tegevused ja mentorid. Uuele töötajale on oluline enne esimest tööpäeva tutvustada nii töölepingut, ametijuhendit kui töökorralduse põhimõtteid. See aitab vältida üllatuslikke olukordi nii esimesel tööpäeval kui ka edaspidi. Ideaalis võiks uus töötaja enne tööle asumist olla kohtunud nii oma uue juhiga kui ka meeskonnaga, kellega igapäevaselt kõige tihedamini kokku hakkab puutuma. Lisaks võiks ta olla külastanud oma tulevast töökohta.  See kõik loob hea fooni, võttes maha pinge nii uuelt töötajalt, kui ka meeskonnakaaslastelt. See võimaldab kõikidel positiivselt eelhäälestuda, tekitades juba ette õppimist toetava keskkonna. Just õppimist ja uuega kohanemist aga uue töötaja sisseelamise aeg just eeldabki!

Tegevused sisseelamisperioodi kestel

Kui pikk peaks olema sisseelamisperiood mida töötajale kohenemiseks pakkuda? Kindlasti sõltub sisseelamine ja tööks vajalike oskuste täielik omandamine konkreetsest ametikohast, kuid üldjuhul arvestatakse selleks 4 kuni 12 kuud, olenevalt töötaja isikuomadustest, eelnevast ettevalmistusest ja rolli keerukusest. See aeg kätkeb endas nii sisseelamist oma rolli, meeskonda, kui organisatsioonikultuuri tundmaõppimist. Otsese juhi poolt peaks tulema kindlasti sisseelamist toetavad teemad rolli mõttes, olema kokku lepitud elluviijad, milliseid meetodeid kasutatakse ja mida tahetakse selle perioodi jooksul saavutada. Uue töötaja endapoolset vastutuse võtmist toetavad kokkulepitud katseaja või sisseelamisperioodi eesmärgid. Need eesmärgid annavad kasuliku sisendi sisseelamisperioodi kavale. Igati heaks võib lugeda praktikat, kus sisseelamiskava koostatakse kirjalikult, mis võimaldab nii juhil kui töötajal endal jälgida ja kavandada tööaega. Miks? Nagu eelnevalt nimetasin, ootame me kõik, nii tööandjate kui ka uute töötajatena kiiret sisseelamist uuel ametikohal, ja sageli, kui me ei formeeri sisseelamiskava konkreetseks kokkuleppeks, kipuvad vajalikud koolitused ja kohtumised tagaplaanile jääma ning tulevad meelde alles siis, kui tekivad probleemid. Piisav, mõistlik ja toetatud kohanemisperiood aitab kindlasti kaasa pikaajalisele ja motiveeritud töösuhte kujunemisele.

Tõhusad meetodid täiskasvanu õppes

Õnneks hakkab mööda saama aeg, kus oldi arvamusel, et peale 30 eluaastat inimeste võimekus omandada uusi oskusi peatub. Tänapäeval ollakse seisukohal, et inimene õpib ja on võimeline omandama uusi teadmisi kogu oma elu jooksul, tuleb vaid valida õiged meetodid. Kuna täiskasvanud inimene õpib kõige tõhusamalt läbi praktiliste ülesannete, on oluline roll nii toetaval keskkonnal kui ka konstruktiivsel tagasisidel. Arvestada tuleks ka sellega, et me inimestena õpime väga erinevalt ja õppimise kiirus ei pruugi ilmtingimata näidata, kui edukalt inimene hiljem tööga hakkama saab. Just seetõttu on tähtis, et uuele töötajale luuakse õppimist soodustav keskkond, seatakse konkreetsed eesmärgid, mis aitavad kaasa nii iseseisvuse tekkimisele kui õpimotivatsioonile. Eesmärk aitab luua laiema konteksti ja toetab loovust ja seoste loomist varasemate kogemustega. Uutele töötajatele pakutav sisseelamisprotsess peaks olema hästi fokusseeritud ja struktureeritud ning kiirusele rõhumine ei ole mõistlik, sest püsiv muutus ei saa inimese ajust kiiresti toimuda.

Uus töötaja ootab tähelepanu

Inimestena soovime me kõik tunda kuuluvust. Töötajatena on hea tööalane atmosfäär ja kuuluvustunne üheks suurimaks tööalase motivatsiooni allikaks, nagu ka iseseisvus ja professionaalsus. Just need tööelu nüansid on inimesel töökohta vahetades mingil ajaperioodil ehk nõrgemalt esindatud. Kõiki neid riske aitab aga maandada läbimõeldud sisseelamisprogramm vajalike koolituste, kohtumiste, juhiste ja iseseisva tööga. Iseseisva töö edukaks kujunemiseks on oluline, et uuel kolleegil oleks lisaks juhile ka laiem tugivõrgustik kolleegide ja/või mentori näol, kellelt vajadusel sundimatult ja vabalt saab alati abi küsida. Professionaalne juhendamine vajab samuti oskusi ja kogemusi. Juhendamiseks vajab selle läbiviija lisaks aega ja motivatsiooni. Juhendaja ei ole organisatsioonis kindlasti inimene, kes võtab üle otsese juhi rolli vastutuse, kuid on pigem professionaalne oma valdkonna asjatundja, kes heasoovlikult ja toetavalt viib uuekolleegi kurssi tööalaste oskuste ja teadmistega.

Otsene juht vastutab uue töötaja sisseelamise eest

Kõige olulisem roll sisseelamises on täita otsesel juhil. Kuna juht vastutab oma meeskonna tulemuste eest, peaks juht andma selged tööalased ootused ka uuele töötajale, hindama oskuste ja teadmiste vastavust ning leidma õiged lahendused sisseelamise toetuseks. Sisselamisperioodil pannakse alus edasiseks koostööks, kuna just sel perioodil kohtub hea juht oma töötajaga ehk tavapärasest sagedamini, mis teeb sellest hea aja oma uue töötaja potentsiaali tundmaõppimiseks. Hea soovitus vahevestluste regulaarsuse osas on teha neid pigem sagedamini, mis võimaldab küsida ja anda tagasisidet, suunata ja julgustada uut töötajat. Heal ja usalduslikul suhtel otsese juhiga on määrav roll ettevõttega kohanemisel.

Ka meeskonnal on täita oma tähtis roll sisseelamise toetamisel

Kuuluvustunne uues kollektiivis  uue inimesena kujuneb välja ühiste tegevuste käigus. Seetõttu saab meeskond omalt poolt oluliselt kaasa aidata uue töötaja sisseelamise toetamisele – kaasates uut töötajat oma tegemistesse, andes edasi tööd puuduva vajaliku informatsiooni ja tundes lihtsalt huvi. Hea kuuluvustunne algab lihtsatest igapäevast tööelu puudutavate pisiasjade, traditsioonide ja kolleegide tutvustamisest ning heasoovlikust suhtumisest. Tuleb arvestada, et uus töötaja vajab kordades enam informatsiooni, kui me seda teadvustame ning teinekord on vaja mõnda asja korduvalt üle rääkida, sest info külluses ei suudeta kohe kõike meelde jätta. Lisaks ei oska uus inimene lihtsalt küsida seda, mida ta veel ei tea. Eraldi tähelepanu tuleb pöörata välismaalt Eestisse tööle tulijatele. Ka siin saavad tööandja ja uued kolleegid toetada lisaks tööalasele kohanemisele kohanemisega uues kultuuris ja riigis. Sellel on töötajate sisseelamisel ja kohanemisel erakordselt oluline tähendus.

Sisseelamisperioodi tulemuslikkuse indikaatorid

Üheks peamiseks indikaatoriks, mis näitab läbi viidud sisseelamisperioodi ja värbamisprotsessi tulemuslikkust, on statistika vabatahtliku tööjõuvoolavuse kohta esimesel tööaastal. Teiseks väga konkreetseks mõõdikuks on katseaja eesmärkide täitmine, vajalike töövõtete omandamine ja töösuhte jätkumine. Oluline on ka tunnetus, kuidas on uus töötaja sulandunud organisatsiooni ja konkreetsesse meeskonda. Antud mõõdikud on kindlasti hästi üldised ja võivad erineda erinevate ametite lõikes. Olulisemaiks ja määravaimaks on uue töötaja kõrge töörahulolu ning fakt, kas ta soovitab oma tööandjat ka oma sõpradele ja tuttavatele ning kas hommikul tööle tulles on rõõm nii tema enda kui ta meeskonnaliikmete silmis.

Vaata lisaks:

• Ülle Matt: hea meeskond ja tugev organisatsioonikultuur teeb sind kuulikindlaks
• Töötamine Swedbankis
• Kuidas töö muutuv iseloom mõjutab töövõtjaid ja -andjaid?