Совет эксперта: как малому бизнесу безопасно работать за границей

Для эстонских предпринимателей выход на зарубежные рынки становится всё более обычной частью бизнеса. Если раньше пересечение границы казалось прерогативой крупных компаний, то теперь всё больше малых предпринимателей и фрилансеров работают на международном уровне. Чаще всего это происходит естественно: например, услуги предоставляются как в Эстонии, так и в Финляндии, продаются изделия ручной работы или онлайн-курсы в Латвию и Литву, либо осуществляется международное сотрудничество с клиентами по всей Европе.

Такой рост открывает большие возможности, но также накладывает новые обязанности: разные налоговые правила, требования к отчетности и законы, которые вначале могут казаться сложными. Чтобы помочь разобраться в подобных вопросах, Swedbank проводит утренние кофейные встречи для начинающих предпринимателей, где на этот раз практическими знаниями поделился основатель CH Konsultatsioonid Кристер Хайм – опытный налоговый консультант, который помог сотням предпринимателей развивать бизнес за границей.

Ниже приведены шесть практических советов, если вы планируете начать международную деятельность.

1. Начните с основ: налоги уплачиваются там, где ведётся деятельность

Если компания выполняет работу или продаёт услуги в другой стране, доход, как правило, облагается налогом там, где деятельность фактически осуществляется. Международные налоговые соглашения придерживаются того же принципа: доход облагается налогом в стране его получения.

Прежде чем выходить на рынок новой страны, сначала выясните, какие налоговые обязательства возникают и когда, и ведите учёт проектов Эстонии и на международном рынке отдельно, чтобы всё было прозрачно и подтверждаемо.

2. Постоянное место деятельности – когда оно возникает и почему важно

«Постоянное место деятельности» (PE) – налоговый термин, обозначающий, что компания ведёт постоянную экономическую деятельность в другой стране. При его возникновении необходимо начать уплачивать налоги в этой стране.

Постоянное место деятельности может возникнуть разными способами, в зависимости от того, как и насколько длительно компания работает в другой стране. Например, это может быть строительный или монтажный объект, продолжительность которого превышает срок, установленный международным налоговым соглашением, обычно 12 месяцев по модели ОЭСР, но для соглашения между Эстонией и Финляндией достаточно 6 месяцев.

Также PE может возникнуть, если у компании есть постоянное коммерческое место, такое как офис, склад или рабочее помещение. Третий вариант – через зависимого представителя, который заключает контракты или осуществляет продажи от имени компании в целевой стране, даже если у компании там нет официального офиса.

Если компания выполняет несколько небольших проектов в одной стране, например в Финляндии, каждый из которых длится менее шести месяцев, но суммарно присутствие на рынке составляет почти год, местный налоговый орган может оценить ситуацию и посчитать, что у компании есть постоянное место деятельности. Чтобы избежать недоразумений, тщательно документируйте все проекты, контракты и сроки работ. Чёткие доказательства помогут обосновать деятельность при необходимости.

3. Три способа вести деятельность за границей

Если вы начинаете международную деятельность, есть три основных варианта:

• Через эстонскую компанию – самый простой вариант, особенно для краткосрочных проектов. Если деятельность становится постоянной, при необходимости регистрируйте налоги в целевой стране.
• Создать филиал, который регистрируется в местном торговом регистре. Подходит, если рабочая нагрузка и присутствие постоянны, но юридическая ответственность остаётся в Эстонии.
• Создать дочернюю компанию, которая является самостоятельным юридическим лицом и повышает доверие при деятельности в целевой стране.

4. НДС при трансграничных продажах – OSS упрощает жизнь

Если вы продаёте товары или услуги частным лицам в ЕС, можно использовать систему OSS (One Stop Shop). Это позволяет декларировать все продажи в странах ЕС через Эстонию, без необходимости отдельной регистрации компании как плательщика НДС в каждой стране.

Без OSS целевые страны могут требовать местной регистрации и уплаты налогов задним числом, включая штрафы и пени. Поэтому лучше подключить OSS до начала продаж в новой стране – это экономит время и нервы.

5. Какие налоги на рабочую силу возникают при расширении

Если сотрудник работает в другой стране длительное время, может возникнуть обязанность уплачивать трудовые налоги там. По налоговым соглашениям действует правило «183 дня»: зарплата облагается налогом в стране пребывания, если сотрудник находится там более 183 дней в течение 12 месяцев.

Важно понимать, что количество дней – не единственный критерий. Налоги не возникают, если зарплату платит работодатель, не являющийся резидентом страны пребывания, и зарплата не учитывается в расходах постоянного места деятельности. Если одно из условий не выполняется, налоги начисляются с первого рабочего дня.

6. Простой чек-лист для предпринимателя

• Отметьте, где и как долго ведётся работа.
• Определите, может ли возникнуть постоянное место деятельности.
• Своевременно регистрируйте налоги.
• Используйте OSS для продаж частным лицам в ЕС.
• Отслеживайте рабочие дни сотрудников и оформляйте справки A1.
• Храните все исходные документы корректно.
• Рассмотрите помощь местного бухгалтера или консультанта – это дешевле, чем последующий аудит или штраф.

Полезно знать! Как начинающий предприниматель и клиент Swedbank вы получаете 1 час бесплатной консультации по бухгалтерским и налоговым вопросам от CH Konsultatsioonid.

Встретимся на утренних кофейных встречах Swedbank для начинающих предпринимателей!

Swedbank запустил серию утренних мероприятий, где начинающие предприниматели и эксперты в непринуждённой атмосфере обмениваются знаниями и опытом. На встрече делятся экспертными мнениями и знаниями, а также делятся радостями и заботами предпринимательства. Следующие кофейные встречи состоятся уже в 2026 году!

Читайте также обзоры предыдущих утренних встреч:

• Основатель и коуч Your Brand Up Studio Эвелин Орг о создании персонального бренда;
• Архитектор решений по кибербезопасности Telia Кристан Альяс и технический архитектор Майлийс Пала о повышении кибербезопасности.