Alustava ettevõtja meelespea: kas tead, milliseid dokumente tuleb alles hoida?

Kui pärast poest tulekut lendavad tšekid enamasti prügikasti, siis ettevõtjana tuleks hoolikalt mõelda enne, kui ühestki paberist loobud või e-kirja kustutad. Alustava ettevõtja üks olulisemaid ülesandeid on hoida raamatupidamine korras ning dokumentide säilitamine ei ole lihtsalt formaalsus, vaid kohustus.

Kuldreegel: säilita dokumente seitse aastat

Kuldreegel, mida iga ettevõtja, olenemata äri suurusest, peaks meeles pidama, on iseenesest lihtne: kõiki raamatupidamisdokumente tuleb alles hoida seitse aastat. Siia alla kuuluvad ka kõik ettevõtte kulusid ja tulusid tõestavad dokumendid.

Seitsmeaastane säilitamistähtaeg tuleneb mitmest seadusest. Raamatupidamise seadus kohustab alles hoidma raamatupidamise algdokumendid, registrid, lepingud ja pikaajaliste kohustustega seotud lepingud. Käibemaksuseadus käsib säilitada arvete koopiad ning ostetud kaupade ja saadud teenuste arved. Maksukorralduse seaduse järgi peab aga alles hoidma kõikide tehingute ja väljamaksetega seotud dokumendid.

„Seitsmeaastane säilitamistähtaeg algab mõnedel dokumentidel majandusaasta lõpust – nii on see näiteks raamatupidamise algdokumentide, lepingute ja aruannetega. Arvete ja ostutšekkide säilitamistähtaeg algab nende väljastamise või saamise päevast. Näiteks tuleb säilitada arved, pangaväljavõtted ja tollideklaratsioonid,“ selgitab CH Konsultatsioonide äriarenduse ja teenindusjuht Raili Ilves.

Kuldreeglil on kümneaastane erand

Kui raamatupidamise kuludokumentide kohta kehtib seitsme aasta reegel, siis töötajatega seotud lepinguid tuleb alles hoida kümme aastat alates lepingu lõppemisest.

„Töölepingu seaduse järgi peab tööandja säilitama töölepingu kirjaliku dokumendi ja tervisekontrolli andmed nii töölepingu kehtivuse ajal kui ka kümme aastat pärast lepingu lõppemist. See tähendab, et isegi kui ettevõtja palkab iseennast juhatuse liikmena või võtab tööle projektipõhise abilise, tuleb töö-, käsundus- või töövõtuleping kümme aastat alles hoida,“ rõhutab Ilves.

Kelle jaoks dokumente säilitatakse ja mis juhtub, kui mõni kaduma läheb?

Dokumente on vaja säilitada selleks, et ettevõtja saaks vajaduse korral tõestada, miks ja milleks ta ettevõtte raha kulutas ning kuidas ja millal ettevõttesse raha juurde tuli. Seda kõike vaadatakse maksuarvestusel, mida kontrollib Maksu- ja Tolliamet. Näiteks kui maksuamet peaks ettevõtte tegevuse vastu huvi tundma, tuleb tõestada nii oma kulusid kui ka tulusid. Ja kui mõni arve või tšekk on puudu, siis võib juhtuda, et sellelt tehingult tuleb maksud tagantjärele ära maksta.

Kuna Maksu- ja Tolliamet tohib kahtluse korral küsida ettevõtetelt viimase kolme aasta dokumente ning suurema maksurikkumise korral kuni kuue aasta taguseid dokumente, siis on igati mõistlik kõik vajalikud arved selleks ajaks alles hoida.

Toome lihtsa näite. Ehtekunstnik tellis 100 euro eest materjale, millele lisandus 22% käibemaks. Materjalidest valmistatud ehte hind oli 200 eurot ja hinnale lisandus käibemaks 44 eurot. Seejärel tegi kunstnik riigile käibemaksu tasudes tasaarvelduse ehk lahutas kliendilt saadud käibemaksust maha materjalide pealt tasutud käibemaksu ning tasus riigile 22 eurot. Seejärel viskas ta materjalide ostutšeki minema. „Kui nüüd maksuamet tuleks ettevõtjat kontrollima, siis ei saaks ta tõestada, et kulutas 100 eurot just materjalidele ja tasus sellelt 22 eurot käibemaksu. Kokkuvõttes peaks ta selle summa riigile tagantjärele tagasi maksma,“ selgitab Ilves.

Kus ja kuidas dokumente hoida?

Dokumente võib säilitada nii paberil kui ka elektrooniliselt – oluline on, et neid on vajaduse korral kerge leida ja need on arusaadavalt süstematiseeritud. Paberil dokumentide korral on levinud praktika, et jooksva ja eelmise aasta materjalid hoitakse kiirköitjates. Vanemate aastate paberid võib koondada pappkarpidesse, millele tasub peale märkida, millise kuupäevani tuleb neid säilitada.

Kui tegu on kehva trükikvaliteediga tšekkidega, siis tasub neist teha koopia, sest muidu võib juhtuda, et paari aasta pärast on algne tšekk loetamatu. Kui säilitad koopia koos kustunud originaaliga, on see maksuhalduri jaoks piisav. „Paberkandjal dokumente saab hoiustada arhiiviteenust pakkuvates asutustes, kes hiljem hävitavad kliendi palvel aegumistähtaja ületanud dokumendid,“ soovitab Ilves.

Ka digitaalselt saab dokumente alles hoida – näiteks skannides või pildistades paberarveid või säilitades otse e-postiga saabunud PDF-faile. Elektrooniliste dokumentide juures on oluline, et need oleksid organiseeritud, näiteks aastate ja kuude kaupa kaustades. Samuti tuleb arvestada, et neid peab olema võimalik kirjalikult taasesitada. See tähendab, et neid peab saama printida või elektrooniliselt esitada. Selleks, et andmed kaduma ei läheks, on mõistlik teha regulaarseid varukoopiaid, näiteks välisele kõvakettale või nn pilve.

Uuri pilveteenuse tingimusi

Tänapäeval on võimalik kasutada digitaalsete failide hoiustamiseks ka pilveteenust, kuid ekspertide sõnul tuleks enne teenusepakkuja reeglid üle vaadata. Näiteks Dropbox võib sulgeda mitteaktiivse konto 90 päeva järel ning sellega koos võivad ka dokumendid kaduda. Seetõttu tuleks alati tutvuda teenusepakkuja tingimustega ning eelistada usaldusväärseid ja turvalisi lahendusi.