Kuidas alustava ettevõtjana planeerida oma aega efektiivselt?

Aja planeerimine on edu võti igas valdkonnas ning ka ettevõtlusega alustamisel ei tasuks seda alahinnata. Nii nagu ettevõtluse olulised alustalad on hea äriidee, meeskond ja strateegia, on seda ka efektiivne aja planeerimine. 

Ettevõtlusega alustamine võib paista algul küllaltki keeruline ja aeganõudev. Seda nii neile, kes katsetavad ettevõtlusega põhitöö kõrvalt, kui ka neile, kes teevad seda täiskohaga. Tööülesannete nimekiri täidab mitu lehekülge, aga töökäsi napib, sest enamasti alustatakse üksi või koos paari sõbraga. Selleks, et võtta oma vabast ajast maksimum ja kasutada seda väärtuslikku ressurssi kõige efektiivsemalt, on oluline juba eos mõelda aja planeerimise peale. 

Planeeri oma aega nii, et saaksid olla võimalikult produktiivne   

Äriga alustamisel kipuvad olulised asjad mõnikord ununema või panustatakse liigselt aega ebaolulistele teemadele. Võid leida ennast olukorrast, kus tööd on kuhjunud ja keeruline on hoida meeles, mis sai juba tehtud ja mida veel vaja teha. 

Tegevuste paremaks haldamiseks on kasulik luua endale struktuur, millele aitab kaasa nimekirjade tegemine ja kalendri planeerimine. Tegevused võiks jagada ajaliselt kaheks: need, mida peab konstantselt iga päev tegema, näiteks meilidele vastamine ja arvetega tegelemine ning ühekordsed tegevused, mis nõuavad korraga väga palju aega ja tähelepanu. Viimaste hulka kuuluvad näiteks strateegiate ja turundusplaanide koostamine või tootearendus.  

Olulisemad ja aeganõudvamad tegevused peaksid jõudma kalendrisse esimesena

Selleks, et hoida prioriteetsed tegevused silme all, tuleks esmalt panna kirja tegevused, mida on vaja näiteks käimasoleva kuu jooksul ära teha. Planeerimiseks on väga hea rakendus Trello, kus saab luua erinevate ülesannete nimekirju, näiteks kuu ülesanded, nädala ülesanded, tänase päeva ülesanded. Nii on sul silme ees kõik teemad, mis vajavad tegelemist, aga lisaks saad püstitada ka prioriteedid, millest peaks alustama. Samuti on oluline seada endale rutiinid: hommikuid võiks alustada kindla tegevusega – näiteks meilidele vastamisega või jätta üks päev nädalas strateegia loomiseks.  

Planeerides tegevusi vastavalt prioriteetsuse ja ajakulu suhetele saab kalendrit efektiivsemalt täita. Nii oled produktiivsem ja väldid liigset aja ja energia kulutamist tegevustele, mis pole tegelikult kõige olulisemad. See on eriti vajalik just neile, kes alustavad ettevõtlusega põhitöö kõrvalt ning peavad oma aega veelgi nutikamalt planeerima. Siinkohal ka soovitus: planeeri igasse päeva 15-30 minutit spetsiaalselt just sellisteks tegevusteks, mis tunduvad sulle vastumeelsed ja mida sa tahaksid meelsamini homse peale lükata. Sellised ülesanded kipuvad sageli kuhjuma ja töökulgu segama, vähendades kokkuvõttes motivatsiooni. Samas ei tohiks planeerimisest saada tüütu kohustus vaid seda tuleb võtta kui paindlikku abimeest ning meeles pidada, et mõnikord õpetavad reaalsed elulised kogemused rohkem kui teoreetiline ettevalmistus.

Kalendrisse võiks lisada kõik olulised kuupäevad ja tähtajad, mida ei tohiks jätta viimasele minutile, näiteks ettevõtte pangakonto loomine, et äriga seotud rahaasjad oleksid enda rahakotist eraldi, samuti arvete esitamine ja tasumine ning maksude deklareerimine. Ettevõtjale on olulisteks kuupäevadeks iga kuu 10. kuupäev, kuna siis tuleb esitada eelmise kuu tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsioon (TSD) ja 20. kuupäev, mil tuleb deklareerida käibemaks. 

Katseta erinevaid platvorme ja leia enda jaoks mugavaim 

Oluline on mitte jääda kinni vanadesse harjumustesse, olla avatud ja katsetada uute lahendustega. Internetiavarustest leiab mitmeid tasuta ja hõlpsasti kasutatavaid tööriistu ja programme aja planeerimiseks. Ka kõige hõivatumad ja tihedama graafikuga inimesed saavad abi erinevatest rakendustest nagu Monday, Figma, Miro ja Milanote. Need tööriistad aitavad hallata nii lihtsaid igapäevaseid administratiivseid ülesandeid kui ka suuremaid projekte. Rakendustes saavad alustavad ettevõtjad visualiseerida oma ideid ja tegevusi, planeerida kalendrit, teha to-do liste ja jälgida tööde edenemist. Näiteks Milanote aitab visualiseerida oma toote või teenuse turule toomise plaani, turundusstrateegiat või tootearendusplaani. Juurde saab lisada mitmesuguseid märkmeid, ülesandeid, tähtaegu ja ajakavasid. See võimaldab omada head ülevaadet ettevõtte arengust ning ülesannetest, mis vajavad veel tegelemist. Nii toimetades saad olla kindel, et kogu projekt püsib korralikult rajal. Kui administratiivsed ülesanded on kontrolli all ja tehtud, siis on palju lihtsam keskenduda ettevõtte arendamisele ja loovusele. 

Alguses võib mõne sellise tööriistaga harjumine olla üsna keeruline ja paljud ilmselt küsivad, kuidas ma tean, milline programm just mulle kõige paremini sobib? Selleks, et leida endale sobivaim tööriist, tuleks alguses katsetada rakendust oma igapäevaste tegevuste haldamiseks, lisades sinna näiteks poe ostude nimekirja. Nii saad rakendust tundma õppida ja veenduda, kas see on sinu jaoks kasutajasõbralik. Kui esimesed katsetused õnnestuvad, saab laiendada neid ka suurematele projektidele. Oluline on leida enda jaoks kõige efektiivsem tööriist, seda tundma õppida ja mõista kõiki funktsioone, et võtta lahendusest maksimum.