Mitte juhiabi vaid abijuht

Swedbankis juhiabina töötava Terje Sosi roll ei piirdu ainult juhtkonda kuuluva personalijuhi assisteerimisega, vaid ta aitab teda ka 85 inimesega personali ja haldusdivisjoni juhtimisel ning lisaks muudes juhtimisega seotud küsimustes. “Meie divisjon on kui ettevõtte süda, mis hoiab vereringe töös,” ütleb ta ise.

Viimase paari aasta jooksul on Terje tööülesanded ja töökorraldus palju muutunud. Koroonapandeemia lõi senise elu segamini. Enne koroonat töötas ta kontoris oma juhi, Ülle Pindi kabineti kõrval, nüüd kohtuvad nad kontoris aga harva ja teise sisu on saanud ka Terje igapäevased tööülesanded. Kadunud on kontoris kohapealse assisteerimisega seotud ülesanded „Nüüd töötan mina Tallinnas oma kodust, tema Pärnust ja kogu töö saab tehtud digitaalselt või telefonitsi.“

Juhi kalender ja aja planeerimine on Terje jaoks jätkuvalt prioriteedid, kuid lisaks on tal palju teisi personalistrateegia tegevuskavast lähtuvaid ülesandeid ning ta lööb kaasa ka muudes projektides. Tema vastutada on personalivaldkonna raporteerimised, materjalide ettevalmistamine esinemisteks ja koosolekuteks, osalemine töötajate tunnustamise, näiteks tööjuubelite, aasta inimeste ja muude suuremate ürituste planeerimises ja korraldamises, lisaks tööandja brändi ja kommunikatsiooniga seonduv.

„Vaatan hommikuti juhi kalendris olevad koosolekud üle: milline on tema päevaplaan, kas on vaja midagi ringi tõsta, keegi teda asendama saata, milliseid materjale või infot tal on koosolekutel vaja, vastan ta postkasti saabunud kirjadele, millele mul on olemas volitus vastata, või siis edastan vastamiseks,“ räägib Terje oma igapäevatööst. „Mõtlen aegsasti läbi, mis materjale on vaja koosolekuteks ja esinemisteks, ning valmistan need ette. Palju tuleb ise teha ja mõelda, et juht ei peaks tegelema asjadega, milles saan teda aidata.“ Hea enesejuhtimine, kaasamõtlemine  ja struktuuri loomine tuleb minu töös igati kasuks.

Ning kui pea on tühi, teeb Terje pausi ja suundub hoopis õue jalutama, sest telefonis on ta ju kogu aeg kättesaadav. Sellised laua tagant eemaldumise pausid on teadlikud, sest läbipõlemise „ämbrid“ on Terje juba enne Swedbanki ära kolistanud.

Koroona muutis töökorraldust jäädavalt

Koroonapandeemia esitas Swedbankile suuri väljakutseid ning tuli hakata tegelema kriisijuhtimisega. „Minu juht osales kriisikomitees ja see muutis ka minu töölauda,“ selgitab Terje. „Kuna pank on elutähtsa teenuse pakkuja, siis pidime tegema kõik, et need, kes pidid tööl käima, said seda võimalikult ohutult teha, ja need, kes said tööd kodus teha, tegid seda kodus.“ Kõige olulisemaks sai kommunikatsioon ja töötajatele juhiste jagamine, kuidas tööd jätkatakse, mida tehakse, mida mitte, võtta maha hirme ja julgustada.

Töö ümberkorraldamises osales kogu personaliosakond – äri vajas ju uusi töötajaid ning koolitused pidid jätkuma. Kuid nad said koos tegutsedes väga hästi hakkama. „Juhtkond tunnustas meie tööd aastal 2020 aasta tiimi tiitliga. „See oli meie jaoks suur tunnustus, sest pangas tehakse erakordseid projekte ja kogu aeg palju suuri asju teoksil ,“ lisab Terje.

Swedbankil läks kodukontorite sisseseadmisega tõenäoliselt kiiremini kui nii mõnelgi teisel ettevõttel, sest juba enne koroonat olid ettevõttesiseselt kokku lepitud paindliku tööaja põhimõtted ehk kord nädalas oli kõigil, kel soov ja võimalus, teha nädalas üks kodukontori päev. Ka praegu ei sunnita inimesi kontorisse tulema, kuigi paljud tööandjad ootavad töötajaid kontorisse tagasi. „Meil on ametikohti, kus inimesed ei saa kodust tööd teha, aga paljud, ligi 50–60 protsenti töötavad praegugi kodukontorist. Oleme oma töötajatelt küsinud, kus nad töötada tahavad, ja neil, kes saavad kodus töötada, on võimalus ise valida,“ jätkab Terje. Kontorisse tullakse näiteks siis, kui on kavas teha midagi koos, näiteks ühisüritus või ajurünnak mõne hea idee leidmiseks. „Soovitame meeskondadel kord või paar kuus teha koosolekuid kontoris, kuid alati peab olema võimalus ühineda ka veebi kaudu. Iga juht saab oma tiimiga koos ise otsustada tiimi jaoks sobiva sageduse. Hübriidtöö trend on tulnud, et jääda,“ lisab ta.

Samas pakub selline uus töökorraldus ka juhiabi töös uusi väljakutseid. Kuidas näiteks kaasata kõiki tiimiliikmeid sadakonna osalejaga hübriidüritusel? „Eelmisel aastal korraldasin jõuluürituse Teamsis ning see oli paras väljakutse,“ tunnistab Terje. Korraldamise poolega läheb ladusalt, küsimuseks on digikanalites ühtsustunde ja hea õhkkonna loomine – lühidalt see, millest ja kuidas rääkida, et inimesed üldse ekraani vahendusel suhtlema saada.

Pika ringiga turismist pangandusse

Terje on turismi ja hotellinduse taustaga. Kui spaade kultuur Eestis arenema hakkas, elas ta Kuressaares ning kui ta kuulis, et  Saaremaal hakatakse uusi Spa- sid ehitama, asus ta Tartu Ülikooli Pärnu kolledžisse turismi ja hotellindust õppima. Ta on vastuvõtu administraatorina avanud Kuressaares ka kaks spa hotelli Arensburgi ja Rüütli, nüüdse Asa. „Võtsin seal vastu esimesed külalised, mis on samuti veidi assistendi roll: võtad kellegi nagu oma koju vastu ja võõrustad teda, vaadates, et tal oleks seal hea,“ tõmbab Terje paralleele. Muutused tõid Terje Tallinna, kus töötas Tallinna Kaubamajas Ilumaailma teenindusjuhi assistendina, hiljem Meeste- ja Naistemaailmas teenindusjuhina.

Terje meenutab, et luges kord ajakirja Personali Praktik esimesest numbrist artiklit Ülle Pindist kui personalijuhist, kes juhib südamega, ning mõtles, et küll oleks äge sellise juhi meeskonnas töötada. „Ei läinud palju aega mööda, kui sattusingi Üllega kokku, kes otsis parasjagu uut inimest. Kuna teadsin, et ärilistest põhjustest tulenevalt saan oma tolleaegsest töökohast peagi vabaks, sattusin Ericsson Eesti Tallinna tehasesse tema kui personalijuhi assistendiks. Hiljem töötasin seal veel büroojuhi ja HR generalistina,“ selgitab Terje.

Vahepeal liikus Ülle tööle Swedbanki ning Terje Tallinna Tehnikaülikooli innovatsiooni ja ettevõtluskeskusse Mektory büroojuhi kohale. „See oli huvitav periood, kus nägin haridusasutuse igapäeva ja kohtusin huvitavate inimestega. Sain aga aru, et see ei ole päris see töö, mida ma teha tahan, ning otsustasin ühegi kindla plaanita lahkuda. Vahel ongi vaja teha selline otsus, et saaks tulla uued võimalused. Praegu mõistan et tänu sellele otsusele tekkis paus, mille tulemusena sain panka liikuda,“ jätkab ta.

Hea koostöö juhiga

Võimalused tekivad siis, kui on aeg edasi liikuda. „Olen kogenud, et kui sein on ees, tuleb ikkagi alati uus võimalus. Asjata ei öelda, et kui üks uks kinni läheb, avaneb kuskil teine,“ ütleb Terje oma tööteele tagasi vaadates. „Olen elus ettevõttes tehtud struktuurimuutuste tõttu saanud kolm koondamisteadet. Iga kord on olnud kurb kolleegidest ja sõpradest lahkuda, kuid tagantjärele mõtlen, et see oli vajalik, et õpiksin midagi uut, teeksin järgmise hüppe, võtaksin suurema vastutuse.“

Nüüdseks viis aastat pangas töötanuna hindab Terje väga seda, et ta töö ei piirdu traditsioonilise juhiabi ülesannetega. „Olen õnnelik, et olen saanud oma rollis kasvada ja vastutusrikastes projektides kaasa lüüa. Nagu Ülle aeg-ajalt naljatamisi ütleb, et ma ei ole juhiabi, vaid abijuht – minu roll eeldab, et pean olema valdkonna teemadega kursis ja suudan juhiga kaasa mõelda,“ selgitab ta. Personalijuht on juhtkonna liige, tal on juhtida suur ja oluline üksus ja lisaks sellele lööb ta erinevates personalijuhtimisega seotud teemades aktiivselt kaasa ka ühiskondlikul tasandil.

Juhi  laual on alati rohkem teemasid, kui  tema kalendris on aega. Selleks, et minu juht saaks oma tööd hästi teha, on minul vaja hoomata tema kalendris olevate koosolekute ja kohtumiste sisu ja tausta, et osata seada fookust ja prioriteete tema ajakasutuses. Divisjoni juhtimisel on oluline, et oskaksin märgata ja viia temani teemad, mis vajavad tema tähelepanu ja sekkumist. Olgu see siis kõikide töötajatega seotud teema või siis meie enda divisjoniga seonduv – kas töö korraldus, tunnustamine või mõni probleem.

Ta toob näiteks, et kui Ülle läheb kuhugi esinema, mõtleb Terje sellele, kellele ta rääkima läheb, mis materjale tal selleks vaja läheb, kuidas ja kellele ta neid esitleb jne. „Kui on uued teemad, siis pean ka ise lugema ja juurde uurima, et olla teemas sees. Olen loova loomuga ja mõtlen midagi kirjutades või slaide tehes kellele need on mõeldud, kuidas need peaksid lugejat või vaatajat kõnetama. Kuigi räägime Üllega alati läbi tema ootused, on mul materjalide ettevalmistamisel palju iseseisvust mõelda ja teha. Sageli oskan ta soove ka kohe tabada. Ja kui Ülle on minu ettevalmistatud materjalidesse mõned täiendused lisanud, siis mõtlen, et väga hea, kuidas ma ise selle peale ei tulnud! Meil on hea koostöö ja partnerlus.“

Terje sõnul on kümme aastat koostööd viinud selleni, et lisaks juhi ja assistendi rollile on nad saanud headeks sõpradeks. Sõprus lisab veelgi vastutust: ei taha ju sõpra alt vedada, vaid anda endast parima. „Oleme koos sada puuda soola ära söönud,“ sõnab Terje. „Meil on kokku lepitud, et töö on töö ja isiklik elu on isiklik elu, ning kui me näiteks õhtul helistame, siis lepime kokku, et nüüd tööasjadest ei räägi.“

Kolleegidega sõpradeks saamine pole Swedbankis sugugi ebatavaline. „Kui väljast võib pank tunduda suure ja korporatiivsena, siis tegelikult see nii ei ole. Siin on kodune ja sõbralik koostöö ja heasoovlik töökultuur. Need, kes meie majja tööle tulevad, ütlevad sageli, et poleks osanud arvatagi,“ sõnab Terje. „Seda soojust ja kodust tunnet soovime edasi anda ka meie uue tööandja brändi videoga, mida hetkel ka teleritest näha saab ning kus astuvad üles meie oma töötajad.“

Eelistab toetada tagaplaanil

See, et Terje töö võrreldes juhi omaga justkui veidi varju jääb, sobib Terjele, kes on varem juhina töötanud, väga hästi. „Loomulikult on tunnustus igale inimesele tähtis ja ega Ülle pole kiitmisega ka kunagi kitsi, ta oskab üllatada. Ma tean, et ta hindab minu tööd ja tunnustab alati, kui midagi hästi läheb. Kord üllatas ta mind lillede ja kaardiga, millel oli kirjas, et minuta oleks nii mõnigi mäetipp vallutamata jäänud. See läks küll hinge,“ ütleb Terje.

Soovi esiplaanil figureerida Terjel ei ole. Ühel hetkel mõistis ta, et talle meeldib teha suuri asju hoopis n-ö kardina tagant. „Kunagi noorena tahtsin väga juhi kingadesse astuda ja elu mulle need kaardid ka kätte mängis. Ühel hetkel sain aru, et see ei tee mind õnnelikuks – minu tee ei ole olla juht. Samas juhtimisteemad mind huvitavad ja saan nüüd oma töös väga palju nendega ka tegeleda. Olen väga õnnelik, et olen saanud kujundada oma rolli endale sobivaks ja tegeleda nende teemadega, mis mulle päriselt meeldivad. Kndlasti ei võta ma seda iseenesest mõistetavalt.“

Assisteerivasse rolli sobibki Terje sõnul sellise natuuriga inimene, kes ei taha ise väga n-ö esireas olla. „Peab olema usaldusväärne ja korrektne, aga ka empaatiline ja valmis teisi teenima: suutma tõsta oma mina tagaplaanile ja panna end n-ö teise kingadesse. Peab mõtlema, mida teine võib vajada. Ja seda mitte ainult hetke vaates ehk tehes ainult seda, mida küsitakse, vaid mõeldes ka mõned sammud ettepoole,“ analüüsib ta. Ning rõhutab, et samas ei tohi selles rollis iseennast ära kaotada.

Uudishimu ärgitab end täiendama

Terjel paneb tööl silma särama võimalus areneda. „Üllele on omane, et ta annab sulle suuremad ülesanded, kui ise usud, et täita suudad, pannes sellise usaldusega inimesed arenema.

Soov arendavate väljakutsetega end tööst väljaspool proovile panna iseloomustab Terjet ka praegu. „Hindan oma töö paindlikkust – õpin teist aastat Eesti NLP Instituudis Pärnus ja usun, et saan oma tööd paremini teha ja olla parem enesejuht, kui olen teadlikum iseendast,“ selgitab Terje. Ta on õppinud ka kogemusnõustamist ja coach’ingut ning töötab pangas sise-coach’ina. „On hästi tore, et saan erinevaid asju õppida ja ka tööelus rakendada.“

Terje arendab end teisteski valdkondades, näiteks õpib igal aastal mõne uue käsitööoskuse. „Järgmine unistus on ära õppida Muhu tikand. Olles mitmeid kordi tööst ilma jäänud, küsin tahes-tahtmata endalt aeg-ajalt, kes olen ma siis, kui mul seda tööd enam pole. Mul on veel mõtteid, mida tahaksin teha: coach’ida, koolitada, lastega tegeleda, kasvõi lastele käsitööringi korraldada… Pole nii, et ma võrdun vaid tööga, on ka palju muid asju, mida elus teha oskan ja tahan,“ lisab ta enesekindlalt.

Artikkel avaldati esmakordselt 3. novembril 2022 Äripäeva erilehes “Sekretär.ee”.